การต้อนรับแขก

การต้อนรับแขก

จึงควรปฏิบัติดังต่อไปนี้ คือ
1 ถ้านัดหมายกับแขกคนใดไว้ ต้องจำวันนัดให้ได้ พอจวนเวลานัด ต้องเตรียมตัวให้พร้อม ไม่ใช่แขกมาแล้วรอเราแต่งตัว
2. มื่อแขกมาถึงบ้าน ควรเชื้อเชิญเข้าบ้านด้วยใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใส และให้ความเคารพตามควร
3. ดที่นั่งในที่อันควร จัดน้ำ บุหรี่ มารับรอง ถ้าแขกนั้นเป็นเพื่อนสนิท ต้องแนะนำให้รู้จักกับสามี หรือภรรยา หรือสมาชิกในครอบครัว แต่ถ้าไม่สนิทสนมและเป็นแขกมาธุระส่วนตัวก็ไม่จำเป็นต้องแนะนำ
4. ชวนแขกคุย อย่าให้เหงา และแสดงความเห็นใจเมื่อแขกมาปรับทุกข์ด้วย ขณะสนทนาอยู่กับแขก ไม่ควรลุกเดินไปมาบ่อย ๆ หรือมองดูนาฬิกา ซึ่งเท่ากับเป็นการไม่ให้ ความสนใจแก่แขก และเป็นทำนองไล่แขกทางอ้อม คนที่มีมารยาทดีไม่ควรทำอาการรำคาญ หรือง่วงนอน ถึงแม้ว่าจะเหนื่อยหรือง่วงก็ไม่ควรแสดง
5. เจ้าบ้านไม่ควร ตำหนิหรือด่าใครต่อหน้าแขก ควรจะพูดหลังเมื่อแขกกลับแล้ว
6. ถ้าห้องรับแขกมีวิทยุหรือโทรทัศน์ เวลาแขกกำลังสนทนาอยู่ไม่ควรให้ลูกหลานมาเปิดวิทยุฟัง หรือดูโทรทัศน์ที่ในห้องรับแขก
7. ถ้าแขกมาขอความช่วยเหลือ ถ้าพอช่วยได้ก็ช่วยไปตามควร ถ้าช่วยไม่ได้ก็แสดงความเห็นใจ ให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์
8. เมื่อแขกกลับ เจ้าบ้านควรลุกออกไปส่งถึงประตูบ้าน พร้อมกับกล่าวแสดงความขอบคุณที่กรุณา มาเยี่ยม และกล่าวเชิญในโอกาสต่อไป
และในชีวิตการทำงาน การต้อนรับแขกหรือการไปเยี่ยมเยือนบริษัทอื่น ย่อมเป็นเรื่องธรรมดาและเกิดขึ้นบ่อยๆแต่ก็แฝงไว้ด้วยธรรมเนียมปฏิบัติที่มองข้ามไม่ได้ เพราะมันสามารถมัดใจผู้ที่คุณติดต่อและนำไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายได้อย่างง่ายดายแต่เชื่อหรือไม่ว่า สิ่งที่ดูเหมือนง่ายๆ อย่างการต้อนรับแขก หรือการปฏิบัติตัวต่อแขกผู้มาเยือนนั้นกลับกลายเป็นปัญหาของหนุ่มๆ วัยทำงานหลายๆ คนไปอย่างไม่น่าเชื่อ โดยเฉพาะพวกมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มทำงานทั้งหลายทำให้การเชื่อมสัมพันธ์ครั้งนั้นไม่ราบรื่นเท่าที่ควร และพลอยให้การทำงานร่วมกันเกิดความล่าช้าและติดขัดอย่างไม่น่าเชื่อ

การทักทาย

ถ้าหากคุณเป็นแขกไปเยี่ยมสำนักงานอื่น ควรปฏิบัติตัวอย่างสุภาพเช่นเดียวกับคุณไปเยี่ยมเยือนบ้านเพื่อนหรือในทางกลับกัน เมื่อคุณต้องต้อนรับผู้อื่นในออฟฟิศตนเอง ควรทำด้วยความมีอัธยาศัยเหมือนกับเป็นเจ้าของบ้านนั่นก็คือก็คือ ต้องแต่งตัวอย่างเหมาะสม ตรงเวลา และสุภาพ

เมื่อคุณเป็นแขก
ต้องตรงต่อเวลาทุกครั้ง (ในกรณีฉุกเฉินต้องโทรศัพท์ แจ้งผู้ที่เรานัดให้ทราบล่วงหน้า) ตามปกติ คนทำงานมักมีนัดหมายอื่นๆ อีก ดังนั้น ย่อมต้องการเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด เมื่อไปถึงสถานที่ให้แสดงนามบัตร พร้อมแนะนำตัว ชื่อ และบริษัทที่ทำงานแก่พนักงานต้อนรับด้านหน้าพร้อมกับแจ้งความประสงค์ ถ้าหากผู้ที่ต้องการพบยังไม่ว่าง และพนักงานต้อนรับเชื้อเชิญคุณนั่งคุณอาจวางกระเป๋าเอกสารไว้บนพื้นหรือบนตัก แล้วอ่านหนังสือหรือจดโน๊ตรอก็ได้ ข้อสำคัญ จงอย่าไปยุ่มย่ามกับงานของพนักงานต้อนรับ หรือหยิบเอกสารผู้อื่นมาดู เมื่อได้เข้าไปพบกับบุคคลเป้าหมายแล้ว อย่าลืมทักทายด้วยการกล่าว "สวัสดี" ก่อน พร้อมทั้งแนะนำตัวด้วย ถ้าหากว่าพนักงานต้อนรับสักครู่ไม่ได้แนะนำไว้ ในกรณีกลับกัน หากคุณมีแขกมาเยือนถึงที่ทำงาน และมีโทรศัพท์ถึงคุณ คุณน่าจะต่อโทรศัพท์กลับทีหลังดีกว่า ทว่าถ้าเป็นเรื่องสำคัญ ก็ขอโทษและรีบสรุปการเจรจาโดยเร็ว เช่นเดียวกับเวลาที่คุณไปพบคนอื่นแล้วมีโทรศัพท์เข้าคุณควรเสนอตัวออกไปรอข้างนอกชั่วขณะ การเข้าพบใดๆ ไม่ควรอยู่นาน และขากลับอย่าลืมขอบคุณพนักงานต้อนรับด้วย

เมื่อคุณเป็นผู้ที่แขกต้องการพบ
ไม่ควรปล่อยให้เขารอนานเกินความจำเป็น แนะนำตนเองในกรณีที่เขายังไม่รู้จัก หรือหากคุณยังไม่พร้อมที่จะให้เข้าพบก็ควรเชิญไปที่ห้องรับแขก ซึ่งเพียบพร้อมด้วยหนังสือพิมพ์ วารสาร และที่เขี่ยบุหรี่ตามห้องรับแขกใหญ่ๆ ในต่างประเทศ จะไม่มีการเสิร์ฟเครื่องดื่ม ยกเว้นแต่จะมีเครื่องชงกาแฟ ทว่าในเมืองไทยผู้ที่มาเยือนมักได้รับการเสนอว่าต้องการเครื่องดื่มอะไร ชา กาแฟ หรือน้ำเย็น ผู้ทำหน้าที่เป็นเลขาฯหรือมีหน้าที่ในการคัดเลือกบุคคลภายนอกที่ต้องการพบพนักงานระดับสูงในบริษัทนั้นบางทีอาจพบว่าแขกที่มาไม่ได้เปิดเผยตนเอง ก็จงถามชื่อและประเภทธุรกิจของเขา หรือในกรณีที่เจ้านายยังวุ่นอยู่กับงานก็ควรนัดหมายเสียใหม่จะเหมาะสมกว่าหากเจ้านายไม่อยากพบหน้า คุณต้องหาวิธีหลีกเลี่ยงอย่างมิให้เสียน้ำใจต่อผู้มาเยือนและภาพพจน์ของเจ้านาย เช่น คุณอาจแจ้งต่อเขาว่า ช่วงนี้เจ้านายคุณคิวเต็มเหยียด ทั้งเรื่องงานและกำหนดนัดหมายอื่นๆ ในกรณีที่แขกมาเยือนเยิ่นเย้อ จะมีผลกระทบต่อนัดหมายอื่นหรืองานประจำ เลขานุการ หรือพนักงานต้อนรับควรเคาะประตูเข้าไปบอก ว่าถึงเวลาอีกนัดหนึ่งแล้ว เท่ากับแจ้งเป็นนัยๆต่อแขกว่าถึงเวลาต้องกลับเสียที .

ปัญหาอันเนื่องมาจากแขกผู้มาเยือน จริงๆ แล้วโอกาสที่เกิดขึ้นคงไม่บ่อยนัก แต่ก็เป็นได้ เมื่อแขกไม่ได้ดังความประสงค์อาจเกิดอารมณ์โกรธและเอะอะขึ้น ถ้าบริษัทจ้างยามหรือหน่วยรักษาความปลอดภัย ก็จงแจ้งขอความช่วยเหลือจากเขา หรือหากไม่มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย คุณต้องร้องขอให้บุคคลที่ 3 มาร่วมในเหตุการณ์ เพื่อเป็นประจักษ์พยานป้องกันแขก มิให้นำเรื่องราวไปบิดเบือน จนกลายเป็นความเสื่อมเสียต่อทั้งคุณและบริษัท

การแนะนำตัว
การแนะนำตัวนั้น จะว่าง่ายก็ไม่เชิง จะว่ายากก็ไม่ใช่ กฏระเบียบทางสังคมเป็นสิ่งที่ควรเรียนรู้ เพื่อจะได้ปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง หน้าไม่แตก สิ่งสำคัญขิงการแนะนำตัว คือ ชื่อ ตำแหน่ง ยศ หรือข้อมูลใดๆ ที่สำคัญ อันเป็นการอธิบายบุคคลผู้ถูกแนะนำให้เป็นที่รู้จักกันได้ง่ายขึ้น
กฏง่ายๆ สำหรับการแนะนำตัว มีดังนี้
1 ควรแนะนำตนเองทันที เมื่อเห็นว่าผู้อื่นจำชื่อคุณไม่ได้
2. ใช้การแนะนำตัวว่า "สวัสดี" ในตอนพบปะและอำลา
3 เมื่อคุณต้องแนะนำผู้อื่นต่ออีกบุคคลหนึ่ง อย่าลืมว่าต้องเอ่ยถึงผู้ที่มียศศักดิ์ก่อน เช่น "ท่าน ผอ.ฉัตรชัย นี่คุณนวลเนียนพรีเซ็นเตอร์คนใหม่ของบริษัทครับ"
4. แนะนำบุคคลระดับบริหารของบริษัทคุณ ต่อคนระดับบริหารเช่นกันของบริษัทอื่น เช่น คุณหนึ่ง
นี่คุณสอง ผอ.ฝ่ายขายของบริษัท.... คุณสอง นี่คุณหนึ่ง ผอ.ฝ่ายตลาดของบริษัท.......ครับ"

1. แนะนำพนักงานอาวุโสน้อยต่อพนักงานที่มีอาวุโสมากกว่า
2. แนะนำพนักงานของบริษัทต่อลูกค้า เช่น คุณสาม....นี่คุณห้า ผอ.ฝ่ายขายของบริษัท.....คุณห้า นี่คุณสาม จากบริษัท.........."
3. แนะนำฝ่ายชายต่อฝ่ายหญิง เมื่อทั้งสองฝ่ายอยู่ในสถานะเท่ากัน
ทั้งหมดนี้คือคำแนะนำ ที่น่าจะทำให้กับเยี่ยมเยือนและต้อนรับแขกของคุณมีความราบรื่นและดูดียิ่งขึ้นในสายตาของใครๆ มารยาทในสังคมเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้ รู้ไว้ไม่มีเสียหายมีแต่จะได้ประโยชน์